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El Departamento de Compras

Departamento Compras
Departamento Compras

Toda empresa por pequeña o grande que sea necesita comprar múltiples y variados productos. Alguien en la empresa tendrá que hacerlo, queramos o no.

Curiosamente es uno de esos raros departamentos que se relaciona con absolutamente todos los de la empresa (sin excepciones) y tendrá que convivir de la forma más armoniosa posible.

Tiene una función:

  • Interna: solucionar y satisfacer las necesidades de sus clientes internos, atendiendo las peticiones que le lleguen.
  • Externa: buscar los proveedores adecuados y negociar, las mejores condiciones para nuestra empresa.

También podemos hablar que tiene una:

  • Función económico-financiera, económico en tanto en cuanto debe cuidar los costes y los gastos que en la empresa se produzcan y financiera ya que debe negociar las mejores condiciones de financiación de los productos y/o servicios comprados.

El departamento y las funciones de compras-aprovisionamiento pueden ser contempladas desde una visión estratégica en tanto que participara de los programas y los planes que se establezcan a corto, medio y largo plazo, y táctica ya que deberá proceder con la operativa del día a día, solucionando todo aquello que sea requerido al momento.

La búsqueda, evaluación y selección de proveedores será una de las tareas que desde el departamento se deben realizar, tarea sin duda de las más importantes que garanticen un suministro continuado, de acuerdo a las especificaciones y requerimientos establecidos que garanticen el mantener el nivel de calidad ofrecido a sus clientes.

Una parte sumamente interesante en las funciones de compras es la negociación con los proveedores, siempre atendiendo a la premisa ganar-ganar, haciendo socios, más que proveedores, en quien confiar plenamente y teniendo siempre presente que trataremos con personas no con entes, por lo que nuestra capacidad de relación estará siempre manifestándose.

No podemos hablar de este tema sin hacer referencia, de forma muy especial, a la parte ética, ya que dada la naturaleza de las funciones pueden ser susceptibles de ofrecimientos y actos que atenten contra los principios más elementales de la honestidad, repercutiendo sin duda en nuestra propia imagen personal y la imagen que la empresa pueda tener en el entorno en el que participa.

Y para finalizar, como no, se debe hablar del futuro de las compras. Internet y las nuevas tecnologías van cambiando las formas y procesos en que se realizaran estas actividades. Asistimos lentamente a la supresión de los documentos escritos sobre papel y que se controlan de forma digital. Actualmente a quien no le suena los conceptos de e-business, e-comerce, e-procurement… Un mundo cambiante al que también nos debemos adaptar.

KPI (Key Performance Indicators) Indicadores de la gestión de Compras

Indicador de velocidad
Indicador de velocidad

Quiero empezar este post con una frase que refleja cuál es la importancia de los KPI en nuestra gestión: lo que no se mide no se controla, lo que no se controla no se dirige y lo que no se dirige no se mejora.

El objetivo de los indicadores, o KPIs, es mejorar la gestión y los resultados de la empresa. Son herramientas:

    • De evaluación de la gestión.
    • De diagnóstico.
    • De comunicación.
    • De información.
    • De motivación.
    • De mejora continua.

¿Que permite un indicador o KPI?
Permite el seguimiento y la animación del despliegue de la estrategia en acciones operacionales. La estrategia, se traduce en objetivos. Los objetivos se traducen en planes de acción. Los indicadores, o KPIs, permiten medir el resultado de los planes de acción.

Globalmente, permiten :

    • Comunicar sobre la gestión.
    • Seguir los resultados de las acciones correctivas puestas en marcha.
    • Identificar y corregir los disfuncionamientos.
    • Comparar los resultados conseguidos con los objetivos.
    • Tener una visión sintética y exacta de los medios disponibles y de sus tasas de utilización.
    • Comparar su empresa con la competencia (benchmarking)…

¿Cómo construir un indicador, KPI?
Para asegurar la constitución correcta de un indicador, o KPI, es imprescindible que sea:

    • Sencillo y claro : permitir a todos la identificación rápida de las informaciones claves.
    • Fácil y rápido a elaborar : para asegurar su publicación regular.
    • Pertinente : contener los datos relativos a las actividades estudiadas.
    • Adaptado a cada función, oficio, proyecto o más generalmente a cada necesidad.

Acabo como empecé, recuerden lo que no se mide no se controla, lo que no se controla no se dirige y lo que no se dirige no se mejora.

Consejos para comprar mejor en la empresa

Ahorrar
Ahorrar

Si analizamos las causas del éxito de algunas empresas, llegaremos a la conclusión de que uno de los grandes responsables del mismo es el control sobre el suministro de sus productos. Al gestionar cuidadosamente sus stocks, envíos y fechas de entrega, muchas compañías han logrado reducir sensiblemente sus costes, mejorar la tasa de servicio a sus clientes y lograr ventajas competitivas.

En nuestros días, no solamente las grandes empresas utilizan esta estrategia, para ser competitivas, es necesario que también las PYMES controlen su proceso de compras.

Partimos de una premisa muy importante: que no siempre se gana cuando se obtiene el precio más bajo de un proveedor. Existen muchos casos en los que se ha logrado sustituir a las tradicionales negociaciones agresivas (que únicamente buscan reducir el precio) por negociaciones que integran al proveedor en la cadena de suministro, logrando así disminuir los costes operacionales totales e incrementar considerablemente la capacidad de respuesta ante los clientes.

En las siguientes líneas recomendamos 10 prácticas que pueden mejorar considerablemente el proceso de compras y lograr esa ventaja competitiva tan deseada.

1. Descubir la ubicación en la cadena logística

Es importante que ubiquemos perfectamente en qué eslabón de la cadena de suministro se encuentra nuestro negocio. Adicionalmente, por obvio que parezca, las decisiones operativas que tomemos, deberán estar guiadas por la línea general que marquemos como pauta para negociar, desarrollar y fomentar las relaciones en el corto, medio y largo plazo tanto con clientes como con proveedores. Esto permitirá orientar los resultados con nuestra visión del negocio.

2. Definir claramente nuestro ciclo de compras

¿Cuántas veces dedicamos el tiempo a tareas que podrían si no automatizarse, al menos ser evitadas o hacerse más eficientes? El ciclo comienza desde que se detecta la necesidad de un producto o servicio y concluye cuando se paga al proveedor que nos suministró. Si identificamos el tiempo y las tareas involucradas en todo ese trayecto, tenemos muchas posibilidades de mejorar costes y ganar flexibilidad.

3. Generar la estructura humana adecuada

Una buena idea es poner en blanco y negro los objetivos, funciones, actividades y reportes que creemos imprescindibles para nuestras compras y localizar el perfil que se ajuste. Por otro lado, a medida que nuestro negocio vaya creciendo y con ello el volumen de compras, deberemos adecuar nuestra estructura a esa realidad. Podemos considerar uno o varios de los siguientes puestos conforme a lo siguiente: abastecimientos (funciones estratégicas), adquisiciones (enfoque táctico), compras (atención operativa) y expedidor (seguimiento y apoyo). Lo anterior nos permitirá hacer más con menos y evitar la duplicidad de funciones.

4. Establecer un código de ética

Debemos tener claros cuáles son los valores de la compañía junto con la política del negocio, ya que ellos darán las pautas para las relaciones con clientes y proveedores. Con esto fijaremos el tipo de actuación y disminuiremos los errores, malos entendidos y abusos. Recordemos que un buen historial con nuestros proveedores puede darnos credibilidad y abrirnos las puertas para futuras negociaciones.

5. Sistematizar nuestro proceso de compras

¿Seguimos planeando nuestras compras basándonos en “nuestra experiencia” y no en nuestra demanda real? ¿Mes a mes calculamos nuestros inventarios y pérdidas de manera “aproximada”? Una buena decisión es invertir en un sistema de control de inventarios. Utilizad la tecnología para generar información fiable que nos ayude a tomar “decisiones informadas”. El retorno de la inversión llegará mucho antes de lo que creemos.

6. Retroalimentar a nuestros proveedores

No dejemos pasar la oportunidad de retroalimentar a nuestros proveedores. Esto permitirá incorporarlos en nuestra estrategia de negocio de tal forma que podrán ayudarnos a cumplir nuestra misión e idealmente podremos integrarlos como una verdadera extensión de apoyo a nuestro negocio. Aprovechemos las ventajas y beneficios de reunirnos periódicamente con aquellos que son pieza clave para nuestra empresa. Nada sustituye a una buena y constante comunicación como fundamento para mejorar nuestros precios, calidad y servicio.

7. Formalizar nuestras relaciones

En ocasiones necesitamos formalizar las relaciones con aquellos proveedores con los que nos interesa mantener acuerdos de medio y/o largo plazo. Desde el documento más sencillo (solicitud de oferta), pasando por el formal (pedido de compra), incluyendo el análisis (cotizaciones), hasta llegar a la Carta de Intención y Contrato, nos ayudarán a documentar y hacer más eficiente el manejo de la información y acuerdos. Además, nos facilitará el camino para encontrar áreas de mejora y trabajar como equipo en todo el proceso.

8. Mantener negociaciones positivas

Es importante controlar la actitud que tomamos hacia nuestros proveedores, el esquema que utilizamos para preparar nuestras reuniones, la periodicidad con que evaluamos los resultados y la habilidad para preguntar, obtener y hacer uso de información valiosa. Si el enfoque es abierto y de mutua ayuda, un esquema ganar – ganar nos dará la oportunidad de obtener otros beneficios y paquetes de soluciones que surjan durante las negociaciones.

9. Analizar el valor de nuestros proveedores

Debemos recordar constantemente que el departamento de compras cumple con una función estratégica, por lo cual es importarte evitar exprimir a los proveedores en la búsqueda “de lo bueno, bonito y barato”. Es mejor mantener la mente abierta para explorar posibilidades alternativas en donde se genere mayor beneficio, se mantenga la calidad y se mejore el valor que nuestra compañía ofrece a sus clientes.

10. No olvidar nunca la planificación

Por último pero no menos importante: dediquemos esfuerzo a prevenir y reducir las urgencias y emergencias. No hay mejor inversión que la dedicada a predecir el futuro en lugar de padecerlo.

La involucración de Compras, necesaria para desarrollar la cultura de RSE

La cultura de la Responsabilidad Social Empresarial (RSE) no se podrá consolidar como el paradigma de gestión empresarial del siglo XXI si los departamentos de compras, que gestionan el 75% del gasto de una empresa, no desarrollan políticas de sostenibilidad social y medioambiental y no llevan a cabo un riguroso control ético de la cadena de proveedores.

Ésta ha sido una de las principales conclusiones de un encuentro organizado por la Asociación Española de Profesionales de Compras, Contratación y Aprovisionamientos (AERCE), una asociación profesional que agrupa más de 1.500 empresas del mercado español y que cuenta con treinta años de experiencia en el análisis e investigación de las políticas de compras.

“Las compañías responsables tienen una relación mejor con las administraciones públicas, con sus clientes y con sus trabajadores, y son más competitivas, ya que tienen un mejor acceso a los mercados globales, controlan mejor posibles riesgos económicos, sociales y ambientales y, sobre todo, se anticipan a las nuevas tendencias y exigencias del mercado. Pero los departamentos de compras son un eje imprescindible, sin el que será muy difícil consolidar una verdadera cultura de la empresa responsable en el siglo XXI”, afirmó Juan José Jiménez, presidente de Aerce.

Por su parte, los directores de Compras de Banco Popular, Iberia, Repsol y Telefónica coincidieron en que la sostenibilidad es en la actualidad una de las inquietudes fundamentales de los responsables de estas áreas, junto con el ahorro de costes y las relaciones con los proveedores. En su opinión, la RSE será en los próximos años el aspecto que más condicionará la estrategia que aplican las empresas al adquirir los productos y contratar los servicios que necesitan para desarrollar su actividad.

Asimismo, subrayaron que la aplicación de medidas de RSE a sus departamentos tiene un efecto multiplicador en el conjunto del tejido empresarial y explicaron que llevan a cabo evaluaciones periódicas de las políticas medioambientales, éticas y sociales de sus proveedores, y que, incluso, llegan a descartar a suministradores que no cumplen los estándares marcados por las empresas.

Funciones del Director de Compras

acuerdoCualquier gran compañía que se precie, especialmente las multinacionales, cuenta en su plantilla con este perfil. El Director de Compras es el encargado de definir la política de compras de productos o servicios para una empresa en términos de cantidad, calidad y precio. Esta tarea es fundamental para que el desarrollo del negocio sea óptimo, por lo que este profesional es uno de los que más influencia posee en la gestión de la empresa.

La negociación de las condiciones comerciales con los proveedores, sobre todo con los más importantes, es una de sus tareas principales, pero no la única. También es importante que establezca los criterios de aprovisionamiento, pues la empresa siempre debe tener un stock importante con la calidad adecuada que pretenda ofrecer a sus productos o servicios, debe prever el mercado y apostar por el lanzamiento de diferentes productos.

Por ello, este profesional también se encarga de elaborar las partidas de presupuestos para cada gasto y hacer un seguimiento para poder así evaluar el cumplimiento de las previsiones y el establecimiento de la política de precios de venta al público en función del margen de beneficios a obtener.

Este profesional es el máximo responsable del departamento de compras, en ocasiones englobado en el de logística, y por tanto cuenta con un equipo a sus órdenes, por lo que debe ejercer el liderazgo en ese grupo, además de coordinarse con el resto de departamentos de la empresa.

¿Qué formación necesitan?

Las empresas suelen reclamar para este puesto crucial a ingenieros técnicos en alguna especialidad relacionada con el sector, aunque también a licenciados en ciencias empresariales, economía y derecho, debido al importante perfil de «manager» y negociador que posee esta profesión y de conocimiento de la reglamentación internacional.

Habitualmente también es necesario haber cursado un MBA -«Master in Business Administration»-, y poseer un elevado dominio del inglés, y también sólidos conocimientos de alguna otra lengua. Además de las habilidades y estudios más generales, el conocimiento profundo del sector en el que trabaja la empresa es fundamental para su correcto desarrollo, por lo que es positivo realizar cursos más específicos.

¿Qué perspectivas laborales tienen?

No se puede decir que esta profesión tenga una amplia inserción laboral, debido a las exigentes condiciones de formación que reclama y a que el puesto es selectivo dentro de las empresas, pero sí que suele convertirse en un trabajo bastante estable y bien reconocido porque los resultados de un buen director de compras son cuantificables a nivel económico y de forma bastante inmediata.

Además, existe la posibilidad de promoción a empresas más grandes. No obstante, lo más habitual es que se llegue hasta este puesto a través de la promoción interna de trabajadores que ya están en la organización, principalmente en el propio departamento trabajando como técnicos de compras. La experiencia mínima que se exige para llegar a ser director es de seis a ocho años.

El salario va en función tanto de la edad y experiencia del profesional como de la cifra de ventas que genere, pero suele oscilar entre los 40.000 euros anuales al principio y los 140.000 de un director de compras consolidado en una multinacional.