El Departamento de Compras

Departamento Compras
Departamento Compras

Toda empresa por pequeña o grande que sea necesita comprar múltiples y variados productos. Alguien en la empresa tendrá que hacerlo, queramos o no.

Curiosamente es uno de esos raros departamentos que se relaciona con absolutamente todos los de la empresa (sin excepciones) y tendrá que convivir de la forma más armoniosa posible.

Tiene una función:

  • Interna: solucionar y satisfacer las necesidades de sus clientes internos, atendiendo las peticiones que le lleguen.
  • Externa: buscar los proveedores adecuados y negociar, las mejores condiciones para nuestra empresa.

También podemos hablar que tiene una:

  • Función económico-financiera, económico en tanto en cuanto debe cuidar los costes y los gastos que en la empresa se produzcan y financiera ya que debe negociar las mejores condiciones de financiación de los productos y/o servicios comprados.

El departamento y las funciones de compras-aprovisionamiento pueden ser contempladas desde una visión estratégica en tanto que participara de los programas y los planes que se establezcan a corto, medio y largo plazo, y táctica ya que deberá proceder con la operativa del día a día, solucionando todo aquello que sea requerido al momento.

La búsqueda, evaluación y selección de proveedores será una de las tareas que desde el departamento se deben realizar, tarea sin duda de las más importantes que garanticen un suministro continuado, de acuerdo a las especificaciones y requerimientos establecidos que garanticen el mantener el nivel de calidad ofrecido a sus clientes.

Una parte sumamente interesante en las funciones de compras es la negociación con los proveedores, siempre atendiendo a la premisa ganar-ganar, haciendo socios, más que proveedores, en quien confiar plenamente y teniendo siempre presente que trataremos con personas no con entes, por lo que nuestra capacidad de relación estará siempre manifestándose.

No podemos hablar de este tema sin hacer referencia, de forma muy especial, a la parte ética, ya que dada la naturaleza de las funciones pueden ser susceptibles de ofrecimientos y actos que atenten contra los principios más elementales de la honestidad, repercutiendo sin duda en nuestra propia imagen personal y la imagen que la empresa pueda tener en el entorno en el que participa.

Y para finalizar, como no, se debe hablar del futuro de las compras. Internet y las nuevas tecnologías van cambiando las formas y procesos en que se realizaran estas actividades. Asistimos lentamente a la supresión de los documentos escritos sobre papel y que se controlan de forma digital. Actualmente a quien no le suena los conceptos de e-business, e-comerce, e-procurement… Un mundo cambiante al que también nos debemos adaptar.

Fábula inspiradora

Tortuga
Tortuga

Había una gran agitación en la zona de las grandes lagunas. Todos los animales acuáticos tenían una asamblea convocada por la tortuga. Aunque el nivel de las aguas era sobrado, había descendido en los últimos años y eso inquietó al viejo reptil. Por ello mandó llamar a la comunidad de animales de la vecindad para trasladar sus conclusiones.

“Amigos, imagino que os habréis fijado en que cada vez hay menos agua. Sé que aún no parece nada serio, pero he visto este mismo proceso con anterioridad en otras zonas de la Tierra, y os vaticino que se aproximan siglos de dura sequía.”

Ante estas palabras se organizó un gran revuelo. Todos habían percibido un suave y continuado descenso del caudal de las lagunas, pero nadie creía que pudiera ser tan grave. “¿Por qué nos habrá citado si hay agua de sobra?” se preguntaban unos a otros.

El centenario galápago dio respuesta a la inquietud despertada:

“Os he convocado porque afortunadamente todavía nos queda mucho tiempo, y podremos superar esto sin problemas si empezamos a actuar desde hoy. Para que sobrevivan nuestras especies tenemos que EVOLUCIONAR”.

Todos quedaron estupefactos. Nunca se habían planteado tal cosa y tras la sorpresa inicial, comenzaron a preguntar cómo hacerlo.

“Cada día, estaremos unos minutos fuera del agua, el que no pueda que empiece por unos segundos y poco a poco que vaya ampliando. Debemos hacerlo una y otra vez, y enseñarlo a las generaciones venideras, para que cada especie evolucione con el tiempo, y así lograr que todos podamos mantenernos en un entorno sin marismas.

Debemos también cambiar nuestros hábitos de alimentación, y cada día ir comiendo algo que no esté en el agua, hasta que acostumbremos a nuestro cuerpo a digerir plantas del exterior.”

No sin ciertos temores, todos empezaron con el largo y concienzudo plan de acción. En unas decenas de generaciones lograrían respirar fuera del agua, alimentarse con comida que crece en la tierra y hasta podrían moverse fuera del ámbito acuoso.

Todos menos un pequeño pez, histórico de la laguna, que se negó a participar en este proceso. Convencido de la exageración de la tortuga no hizo caso, y pronto disfrutó de la torpeza de sus vecinos ganando capacidad para cobrar más comida. Las otras especies, a medida que evolucionaban, eran menos competitivas dentro del agua. El pez  veía descender las aguas, pero mantenía la visión de que algunas lluvias arreglarían a tiempo el problema. Al cabo del tiempo, tan sólo unas pocas charcas con apenas un dedo de profundidad hacían recordar que en esos parajes hubo alguna vez unas marismas.

El pez agonizaba, y ese verano, el más duro que se recordaba, acabaría con seguridad con el agua que quedaba. Delgado, sin poder moverse, lloraba su desgracia. Justo entonces pasó la tortuga a su lado y le dijo:

“Tuviste la misma oportunidad que los demás. En este mundo de cambios constantes evolucionar no es una opción, es una obligación para sobrevivir”.

El pez, aún sin comprender gritaba:

“Qué mala suerte he tenido, todo se ha puesto en mi contra y para colmo este verano terrible, qué fatalidad. Tú lo dices porque eres una tortuga y puedes desenvolverte por donde quieras, pero no tienes ni idea de lo que es esto”.

La anciana tortuga sonrió y antes de abandonar al moribundo le comentó:

“Mi infeliz amigo, hace mucho, mucho tiempo, yo era un pez estúpido como tú, y también me llegó la oportunidad de evolucionar. Aunque me presté a ello, no lo tomé en serio, y es por eso que soy así de torpe sobre tierra, me temo que jamás llegaré a volar y apenas me desenvuelvo con soltura bajo el agua. Durante años eché la culpa a la mala suerte, y ahora ya he aprendido que soy yo el único responsable, pues cuando la realidad me mandaba sus señales me empeñé en no hacer caso, en no cambiar nada en mí y casi me quedo fuera de este nuevo mundo. Me marcho, he decidido que debo ser más rápida, así que he de correr un poco más cada día, y así podré evolucionar a algo superior, pues parece que vendrán tiempos de escasez y quiero seguir siendo competitiva para entonces.”

El pez murió en el barro, en el lodo de los que no hacen nada, de los que no quieren cambiar, en el lodo de los mediocres que, embriagados por la abundancia de hoy, no saben ver la necesidad de cambio, de evolución, para seguir existiendo mañana.

Igual que el pez, hay muchos trabajadores (jefes y empleados) que, aún viendo las nuevas exigencias y tendencias que habrá que afrontar en el futuro inmediato, no asumen la evolución como necesidad profesional inminente. Son los que esperan pasivos que al final una lluvia milagrosa acabe por volver a poner las cosas como antes, sin entender que en el entorno competitivo actual nada es nunca como siempre, pues las empresas están en continuo progreso y los que no sean capaces de evolucionar con ellas, por fuertes o competentes que sean hoy, pasarán a engrosar la lista de los extinguidos por quedar igual que el pez, desfasados de su mundo.